Faturalar her türlü işi yürütmek için kesinlikle gereklidir. Onlar olmadan ödemeleri toplamak imkansız olurdu. Hem sizin hem de müşterinizin işinizin amacını yerine getirdiğinizin yasal kanıtıdır. Bunlar sayesinde ödeme, vergi beyanı ve benzeri iş gereksinimleri ile ilgili yüksek maliyetli hataların önüne geçebilirsiniz.
Online bir işletme için PDF faturaları daha da fazla avantaj sunar. Güvenlidirler, yaygın güvenlik açıkları içermezler ve ticari işlemlerinizi daha düzenli bir şekilde takip etmenize olanak tanırlar.
PDF faturaları oluşturmak zor görünse de, özellikle yeni başlayan biriyseniz, tüm süreci sorunsuz ve kolay hale getiren PDF fatura eklentileri vardır.
Bu yazıda, ücretsiz WooCommerce PDF Faturalar ve İrsaliyeler eklentisi ile nasıl PDF faturaları oluşturacağınızı göstereceğiz.
Bu eğitimde şunları öğreneceksiniz:
-
WooCommerce PDF Faturaları ve İrsaliyeler Eklentisini Yapılandırma
-
Fatura Ayarlarını ve Manuel Yapılandırmayı Değiştirme
-
Belirli Faturaları Ekleme ve Değiştirme
-
PDF Faturalarla E-postaları Yeniden Gönderme
WooCommerce PDF Faturaları ve İrsaliyeler Eklentisini Yapılandırma
WooCommerce PDF Faturalar ve İrsaliyeler eklentisi, 300.000’den fazla kullanıcının güvendiği basit ve kullanıcı dostu bir eklentidir. Ücretsiz sürümü, logonuz dahil tam teşekküllü bir fatura oluşturmak için ihtiyacınız olan tüm seçenekleri içerir. Ayrıca tüm ödemeleri kolayca takip edebilmeniz için her fatura için bir sıra numarası oluşturur.
WooCommerce PDF Faturalar ve İrsaliyeler eklentisinin kurulumu, diğer herhangi bir WordPress eklenti kurulumundan farklı değildir. Yükleme işlemiyle ilgili yardıma ihtiyacınız olursa, bir WordPress eklentisinin nasıl kurulacağına ilişkin eğitimimize göz atmayı unutmayın.
Başlamadan önce, bu eklentinin çalışması için web sitenizde WooCommerce’in kurulu olması gerektiğini unutmayın. Bunu hallettiyseniz, eklentinin ayarlarına erişmek için WordPress yönetici kontrol panelinizde WooCommerce > PDF Faturalar’a gidin. WooCommerce PDF Invoices eklentisi, tüm işi yalnızca birkaç tıklamayla yapan bir kurulum sihirbazı sunar. Yine de yapılandırılacak pek çok ayar vardır, fakat en güvenli ve en basit yol kurulum sihirbazını kullanmaktır, o yüzden buradan başlayacağız.
Sihirbaza erişmek için Kurulum Sihirbazını Çalıştır düğmesini tıklamanız yeterlidir.
Fatura oluşturma prosedürü şimdi başlatılmıştır ve kurulum sihirbazı sizi adım adım yönlendirir. PDF faturanız oluşturulana kadar ne yapmanız/eklemeniz/tıklamanız gerektiğine dair net talimatlar alacaksınız.
İlk adım, mağazanızın adını ve adresini girmenizi gerektirir. Bu ayrıntılar daha sonra otomatik olarak faturaya dahil edilecektir. Devam etmek için alanları doldurun ve İleri’ye tıklayın.
Bir sonraki adımda, eklenti faturanıza bir logo eklemenizi sağlar.
Resim ayarla düğmesine tıklayarak, logonuz için bir resim seçmek üzere Medya Kitaplığınıza yönlendirilirsiniz. İhtiyacınız olan dosyanın Medya Kitaplığında olmaması durumunda da dosya yükleyebilirsiniz. Bu adımı atlayabilirsiniz, fakat logonun markanızı güçlendirmenize ve marka bilinirliğini artırmanıza yardımcı olduğunu unutmayın. Logo resmini seçtikten sonra, devam etmek için Set image butonuna tıklayın.
Ekranda logonun bir ön izlemesini göreceksiniz ve logo otomatik olarak PDF faturalarınıza dahil edilecektir. Önizlemeden memnunsanız, İleri’ye tıklayın.
WooCommerce’in iptal edilen siparişler, yeni siparişler ve benzeri önemli olaylar için otomatik olarak gönderdiği e-postaların hiçbirine varsayılan olarak eklenmiş indirilebilir bir PDF faturası yoktur. Bu adımda, bunlardan hangilerinin PDF faturalarının dahil edilmesi gerektiğini seçersiniz.
Mutlaka işaretlemeniz gereken seçenek Müşteri Faturası/Sipariş Ayrıntıları (Manuel E-posta) kutusudur. Giden her e-postayla birlikte PDF faturaları göndermekte yanlış bir şey yoktur, fakat gerektiğinde belirli bir e-posta türünden PDF faturalarını hariç tutma seçeneğine sahip olmak iyidir.
Bir sonraki adımda, faturada görüntülemek istediğiniz ek bilgi türünü seçebilirsiniz. Bu bölümde önerilen tüm bilgilerin dahil edilmesi, bize göre iyi bir karardır. Ayrıntılı bilgi içeren bir PDF faturaya sahip olmak bir avantajdır ve daha profesyonel ve güvenilir görünmenizi sağlar.
İleri’ye tıkladıktan sonra, PDF faturasının kağıt biçimini tanımladığınız bir sonraki adıma yönlendirilirsiniz. Bu faturanın basılması açısından önemlidir. A4 veya Letter formatı arasında seçim yapabilirsiniz.
Aşağıdaki bölüm, WooCommerce sipariş listesine belirli müşterilere manuel olarak fatura göndermenize olanak tanıyan yeni ve kullanışlı bir özellik ekleme olanağı sunar. İşlem düğmelerini etkinleştirerek, tek bir düğmeyi tıklatarak seçili müşterilere manuel olarak fatura gönderebilirsiniz. Manuel olarak fatura göndermek günlük rutininizin bir parçasıysa, bu seçeneği işaretlediğinizden emin olun.
Ayrıntılı bilgilerin görüntülendiği düzgün bir PDF faturaya sahip olmak için yapmanız gereken tek şey bu. Sadece Bitir’e tıklayın ve WordPress yönetici kontrol panelinize geri dönebilirsiniz.
Artık kurulum sihirbazında daha önce seçtiğiniz tüm otomatik e-postalara eklenmiş PDF faturaları olacaktır. Herhangi bir nedenle bu e-postalardan bazılarını yeniden göndermeniz ve sipariş eylemlerini değiştirmeniz gerekirse, bu da mümkündür.
Fatura Ayarlarını ve Manuel Yapılandırmayı Değiştirme
Kurulum sihirbazı ile temel bilgileri ayarladıktan sonra tüm faturaların ayrıntılarını değiştirmek de mümkündür. Kurulum sihirbazını atlamak ve tüm ayarları kendiniz manuel olarak yapmak istemeniz durumunda da bu prosedür olacaktır. Başlamak için WooCommerce menüsüne gidin, PDF faturalarını seçin ve ardından Genel sekmesini tıklayarak Genel ayarları açın.
İlk ayar, PDF’yi yeni bir tarayıcı sekmesinde/penceresinde açarak veya indirerek nasıl görüntülenmesini istediğinizi tanımlamanıza olanak tanır. Ardından şablonu seçebilirsiniz. Eklentinin ücretsiz sürümü aslında birden fazla şablon sunmuyor, bu nedenle premium sürümü satın almadığınız sürece burada seçebileceğiniz hiçbir şey yok. Tıpkı kurulum sihirbazında olduğu gibi, PDF için kağıt boyutunu seçme seçeneğiniz de vardır. Oluşturulan her belgenin, belgenin ilk oluşturulduğunda yapılandırdığınız ayarlar yerine her zaman en son ayarları kullanmasını istemiyorsanız, Test modunu işaretlemeden bırakmak en iyisidir. Para birimi simgesinin faturada iyi görüntülenmemesi durumunda, Para birimi simgesi desteğini etkinleştir kutusunu işaretleyin. Yazı tipi alt ayarını etkinleştir seçeneği, örneğin Asya ve Arap alfabesi kullananlar gibi İngilizce olmayan yazı tipleri için önerilir. Bu seçenek, yalnızca Faturada kullanılan karakterleri dahil ederek PDF dosya boyutunu azaltabilir, fakat PDF dosyalarını daha sonra düzenleme olanağını sınırlar.
Mağaza başlığı/logo seçeneği, logo görüntüsünü kaldırmanıza, eklemenize veya ayarlamanıza olanak tanır. Ayrıca logo yüksekliğini ayarlayabilir, mağaza adını ve mağaza adresini ekleyebilir/ayarlayabilirsiniz.
Aşağıdaki seçenekler, faturaya bazı ek içerikler eklemenizi sağlar. Fatura dipnotuna metin, politika veya benzeri bir içerik ekleyebilir ve gerekli görürseniz bazı ekstra alanlar ekleyebilirsiniz.
Burada ayarlanıp işiniz bittikten sonra, Değişiklikleri kaydet’e tıklayın ve Belgeler sekmesine geçin.
Belgeler sekmesi, PDF faturasının hangi tür e-postalara eklenmesini istediğinizi ayarlamanıza olanak tanır. Örneğin İptal edilen siparişler gibi belirli bir sipariş türü için PDF faturasını devre dışı bırakabilirsiniz.
Sonraki ayarlar çoğunlukla faturada nelerin gösterilmesini istediğinizi ifade eder. Tarih, telefon numarası, e-posta adresi gibi bazı ayrıntıları eklemediyseniz, bu ayarlarda uygun kutuları işaretleyerek düzeltebilirsiniz. Ayrıca numaranın yanı sıra faturadaki sayı biçimini de ayarlama seçeneğiniz vardır.
Ayrıca fatura numarasını her yıl sıfırlanacak şekilde ayarlayabilir ve faturanın hangi durumlarda indirilebileceğini seçebilirsiniz – her zaman, hiçbir zaman, belirli durumlarda veya yalnızca fatura zaten e-postayla gönderildiğinde. Fatura numaralarının sipariş listesinde sütunda da görünmesini istiyorsanız, Sipariş listesinde fatura numarası sütununu etkinleştir seçeneği pratiktir. Ve buradaki son seçenek, etkinleştirildiğinde, belgenin geçmiş ayarları kullanmak yerine her zaman en güncel ayarları (belge adı, alt bilgi metni vb.) yansıtmasına olanak tanır.
Document sekmesi ayrıca Sevk irsaliyesi ayarlarını da içerir, onları da kısaca açıklayalım. Sevk irsaliyesi, genellikle pakete iliştirilen ve pakete dahil olan kalemlerin tam listesini içeren bir belgedir. Genellikle boyutları, ağırlıkları, SKU numaralarını ve paketin içeriğiyle ilgili benzer ayrıntıları içerir. Müşteri, sevk irsaliyesini, paket içeriği ile sevk irsaliyesinde listelenen içeriğin eşleşip eşleşmediğini kontrol etmek ve sipariş edilen ürünlerin düzgün bir şekilde geldiğinden emin olmak için kullanabilir. Sevk irsaliyesini etkinleştirirseniz, fatura adresini, e-posta adresini, telefon numarasını ve müşteri notlarını içermesini isteyip istemediğinizi ayarlayabilirsiniz. Ayarları değiştirmeyi bitirdiğinizde, Değişiklikleri kaydet’i tıklamayı unutmayın.
Durum sekmesindeki seçeneklere hiç dokunulmaması en iyisidir çünkü bunlar biraz daha gelişmiş teknik bilgi gerektirir ve daha önce belirtilen ayarları doğrudan etkilemez. Yukarıdaki tüm adımlar ve ayarlar, PDF faturalarınızın ayarlanmış ve hazır olması için fazlasıyla yeterlidir.
Belirli Faturaları Ekleme ve Değiştirme
Belirli bir faturadaki bilgileri eklemek veya değiştirmek isterseniz, bunu kurulum sihirbazındaki kurulumu tamamladıktan sonra kolayca yapabilirsiniz. Ayrıntılarını değiştirmek istediğiniz siparişe gidin ve ihtiyaçlarınıza göre ayarları yapılandırın.
Faturalama ve Gönderim sekmelerinin yanındaki küçük kalem simgesine tıklandığında çeşitli alanların bulunduğu bir menü açılacaktır. Fatura ve sevkiyat bilgilerini ayarlayabilir, faturanın tarihini değiştirebilir, fatura durumunu belirtebilir ve müşteri unvanını, adını veya benzerlerini girebilirsiniz. Tarih alanına tıklamak, faturanın istediğiniz tarihini seçeceğiniz bir takvim açar.
Durum alanına tıklamak, birkaç durum seçeneği içeren bir açılır menü açar; İşleniyor, Ödeme bekleniyor, Beklemede, Tamamlandı ve İptal edildi arasından seçim yapabilirsiniz.
Aşağıdaki ayarlar, PDF belgesi veri ayarlarıdır. Ayarları açmak için küçük kalem simgesine tıklayın. Burada fatura numarasını belirleyebilir/değiştirebilir, uygun görürseniz numaranın önüne bir başlık ekleyebilir ve hatta faturada görüntülenecek bir not bile ekleyebilirsiniz. İşiniz bittiğinde Değişiklikleri Kaydet’i tıklayın.
Özel alanlar ayarları, faturanıza arka plan resmi, alt yazı ve benzeri öğeler içerebilen özel bir alan eklemenizi sağlar.
PDF faturasını önizlemek, yazdırmak veya bilgisayarınıza kaydetmek istemeniz durumunda, Siparişi Düzenle ayarlarının sağ alt köşesinde bunu da yapma seçeneği vardır. Biri PDF faturası oluşturmak için, diğeri ise PDF Sevkiyat Fişi oluşturmak için olmak üzere iki seçenek göreceksiniz.
Seçeneklerden herhangi birine tıklamak sizi PDF Fatura/PDF Sevk Fişine götürür ve diğer PDF dosyalarında olduğu gibi onu indirme ve/veya yazdırma seçeneğine sahip olursunuz.
PDF Faturalarla E-postaları Yeniden Gönderme
Bilmeniz gereken bir seçenek daha, belirli e-postaları PDF faturalarıyla manuel olarak yeniden gönderme seçeneğidir. Bu durum müşteriye ödemeyi hatırlatmak istediğinizde veya müşteri sizden faturayı yeniden göndermenizi istediğinde kullanışlı olabilir.
Yapmanız gereken, WooCommerce – Siparişler’de belirli bir sipariş seçip açmak. Sipariş işlemleri bölümüne ilerleyin ve açılır menüyü açın. Üç seçeneğiniz olacak:
-
Faturayı/sipariş ayrıntılarını müşteriye e-postayla gönder – bu seçeneği seçerek faturayı, ekli PDF faturasıyla birlikte müşteriye manuel olarak yeniden gönderirsiniz.
-
Yeni sipariş bildirimini yeniden gönder – Müşteriyi sipariş hakkında bilgilendirmek veya hatırlatmak istiyorsanız bu seçeneği belirleyebilirsiniz ve PDF faturası otomatik olarak eklenir.
-
İndirme izinlerini yeniden oluşturun – bu seçenek, bazı müşterilerinizin faturayı indirirken sorun yaşadığı durumlarda kullanışlıdır. Bu seçenek seçildiğinde, fatura yeniden…